Algemeen
In deze verklaring wordt het beleid van het Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor (hierna “OO” genoemd) inzake de verwerking van persoonsgegevens toegelicht en wordt uitvoering gegeven aan de transparantieverplichtingen die zijn vervat in de algemene verordening gegevensbescherming (ook bekend als de AVG (GDPR in het Engels) en hierna afgekort als “AVG”).
Deze verklaring is een beknopte samenvatting. Het OO geeft echter meer gedetailleerde informatie op afzonderlijke pagina’s.
Deze verklaring is aan verandering onderhevig als gevolg van wijzigingen in de verwerkingsprocessen van het OO, nieuwe regelgeving en ontwikkelingen vanuit het perspectief van de toezichthoudende autoriteiten Het OO tracht in het kader van deze verklaring steeds op gepaste en tijdige wijze rekening te houden met deze ontwikkelingen en u, indien nodig, bijkomende informatie te verstrekken.
Meer informatie over de regelgeving die van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens in België vindt u op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger
De verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is degene die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van dergelijke persoonsgegevens vaststelt.
De verwerkingsverantwoordelijke is het OO, vertegenwoordigd door de hoofdonderzoeker.
Contact:
FOD Mobiliteit en Vervoer
Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor
City Atrium – Vooruitgangstraat 56 (5e verdieping), 1210 Brussel
telefoon: +32(0)2 277 31 11
e-mail: raui@mobilit.fgov.be
ondernemingsnummer: BE 0308.357.852.
De functionaris voor gegevensbescherming
De functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer – DPO) van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer treedt op als DPO voor het OO :
Contact:
• Per post: FOD Mobiliteit en Vervoer, t.a.v. de DPO (9A64), City Atrium – Vooruitgangstraat 56, 1210 Brussel
• per e-mail : dpo@mobilit.fgov.be
Hij ziet erop toe dat het regelgevingskader inzake gegevensbescherming wordt nageleefd. Hij is de contactpersoon voor alle vragen betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten krachtens de AVG.
Verwerking van persoonsgegevens: welke gegevens, voor welk doel en op welke grond
Het OO verwerkt verschillende categorieën van persoonsgegevens voor uiteenlopende doeleinden. Deze laatste, evenals de redenen voor elke behandeling, worden ici nader toegelicht.
Persoonsgegevens zullen door het OO nooit voor reclamedoeleinden worden verwerkt, noch worden doorgegeven aan derden die de persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden zouden gebruiken.
Bewaartermijn
Het OO bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de ervoor bestemde verwerking. De bewaartermijnen worden altijd bepaald aan de hand van het doel van de verwerking en worden nader beschreven op de pagina die aan dit onderwerp is gewijd.
In dit verband wordt rekening gehouden met de termijnen die zijn vastgelegd in de regelgeving en de wetgeving inzake de betrokken verwerking, de beginselen van artikel 5 van de AVG en de verplichtingen die aan het OO zijn opgelegd door de Archiefregelgeving (hoofdzakelijk de Archiefwet van 24 juni 1955).
Overdracht van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden met derden gedeeld wanneer het OO daartoe verplicht is op grond van zijn wettelijke verplichtingen, bij de uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van het openbaar gezag, op grond van een gerechtvaardigd belang of na uw toestemming.
In overeenstemming met de internationale verplichtingen van België en met de geldende regelgeving kan van het OO worden verlangd dat het persoonsgegevens verstrekt aan een Europese organisatie (bijv. een tegenhanger van het onderzoeksorgaan, externe deskundigen).
Deze (Europese) overdracht van persoonsgegevens wordt hier nader toegelicht.
Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking van de persoonsgegevens heeft de betrokkene een aantal rechten ten aanzien van zijn of haar gegevens. Deze rechten zijn de volgende:
- recht van inzage en kopie;
- recht op rectificatie;
- recht van bezwaar;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op gegevenswissing;
- recht op gegevensoverdraagbaarheid;
- recht op intrekking van uw toestemming.
Nochtans kan u deze rechten niet altijd afdwingen. Het Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor en de FOD Mobiliteit en Vervoer zullen u altijd op gemotiveerde wijze informeren.
- Recht van inzage en kopie: u heeft het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die door het Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor worden verwerkt, te raadplegen en om er een gratis kopie van te verkrijgen.
- Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens zo snel mogelijk te laten corrigeren. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft u het recht om de vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen.
- Recht van bezwaar: in een aantal gevallen kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
- Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen heeft u recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op gegevenswissing: in een aantal gevallen heeft u het recht om uw persoonlijke gegevens zonder onredelijke vertraging te laten wissen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: in een aantal gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens, die u aan het Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking, zonder dat het Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor dit in de weg staat.
- Recht op intrekking van uw toestemming : voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van uw toestemming kunt u uw toestemming intrekken.
Uitoefening van uw rechten
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via ons standaardformulier. We vragen u om uw aanvraag nauwkeurig te formuleren, zodat we deze zo goed mogelijk kunnen behandelen. U kunt het ingevulde formulier per e-mail sturen naar dpo@mobilit.fgov.be.
Als u niet over een computer beschikt, kunt u uw aanvraag ook per post aan onze functionaris voor gegevensbescherming sturen op het volgende adres:
FOD Mobiliteit en Vervoer
Ter attentie van de DPO (9A64)
City Atrium
Vooruitgangstraat 56
1210 Brussel
We herinneren u eraan dat uw identiteit redelijkerwijze verifieerbaar moet zijn, zodat we er zeker van kunnen zijn dat niemand anders uw rechten probeert uit te oefenen.
In principe wordt uw aanvraag binnen één maand behandeld. Als uw aanvraag complex is of als het Onderzoeksorgaan voor Ongevallen en Incidenten op het Spoor een groot aantal aanvragen dient te verwerken, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd.
Verwerking van de gegevens
1. Onderzoeken naar ongevallen en incidenten op het spoor
1.1. Beschrijving van de verwerking
De onderzoeksverslagen en eventuele latere bevindingen en aanbevelingen leveren cruciale informatie op voor de toekomstige verbetering van de spoorwegveiligheid in de gemeenschappelijke Europese spoorwegruimte.
In het kader van veiligheidsonderzoeken wordt informatie verzameld (bestanden, notulen van vergaderingen, notulen van interviews) betreffende ondernemingen (spoorwegondernemingen, infrastructuurbeheerder, veiligheidsinstanties, fabrikanten, met het onderhoud belaste entiteiten, enz.) en hun personeel (volgens Uitvoeringsverordening 2020/572).
Op basis van de onderzoekswerkzaamheden worden ook uitwisselingen van standpunten en ervaringen georganiseerd met de Europese tegenhangers van het onderzoeksorgaan, met het oog op de ontwikkeling van gemeenschappelijke onderzoeksmethoden en gemeenschappelijke beginselen voor de follow-up van veiligheidsaanbevelingen en de aanpassing aan de wetenschappelijke en technische vooruitgang (overeenkomstig artikel 114 van de wet van 30/08/2013 houdende de Spoorcodex).
1.2. Actoren met toegang tot deze gegevens
- Personeel van het Belgische onderzoeksorgaan
- Personeel van het onderzoeksorgaan en tegenhanger uit een andere EU-lidstaat (alleen in het kader van onderzoeken zoals vastgesteld in artikel 115 van de wet van 30/08/2013 houdende de Spoorcodex)
- Deskundigen (volgens artikel 117 van de wet van 30/08/2013 houdende de Spoorcodex)
1.3. Doeleinden
De onderzoeksverslagen en eventuele latere bevindingen en aanbevelingen bieden informatie voor de toekomstige verbetering van de spoorwegveiligheid. De onderzoeksverslagen worden zo nauwkeurig mogelijk opgesteld volgens de in bijlage I bij de Uitvoeringsverordening (EU) 2020/572 beschreven structuur. De onderzoeksverslagen van het onderzoeksorgaan zijn geanonimiseerd.
1.4. Rechtmatigheid
Opdracht van het onderzoeksorgaan (wet van 30/08/2013 houdende de Spoorcodex – koninklijk besluit van 16/01/2007 tot vaststelling van sommige regels betreffende de onderzoeken naar ongevallen en incidenten bij de spoorwegen – Uitvoeringsverordening (EU) 2020/572 van de Commissie van 24 april 2020 inzake de voor onderzoeksrapporten betreffende spoorwegongevallen en ‐incidenten te volgen rapportagestructuur).
1.5. Persoonsgegevens
De inhoud van de spraakrecorders, de resultaten van het onderzoek van de lichamen van de slachtoffers, de resultaten van het onderzoek van het boordpersoneel en ander betrokken spoorwegpersoneel, gesprekken met het betrokken spoorwegpersoneel en andere getuigen, kopieën van verklaringen van deze personen aan andere instanties, alle relevante informatie of documenten die in het bezit zijn van de NMBS-Holding, de beheerder van de spoorweginfrastructuur, de betrokken spoorwegondernemingen en de veiligheidsinstantie, de menselijke en individuele kenmerken van het betrokken spoorwegpersoneel (opleiding en ontwikkeling, vaardigheden en ervaring, medische en persoonlijke omstandigheden die van invloed zijn op het voorval, met inbegrip van het bestaan van fysieke of psychische stress, vermoeidheid, motivatie en houding).
1.6. Bewaring van gegevens
De gegevens worden voor een periode van 50 jaar bewaard.
1.7. Uitwisseling van gegevens
De gegevens worden niet met derden gedeeld (met uitzondering van de in punt 1.2 vastgestelde actoren).
2. Beheer van de contacten
2.1. Beschrijving van de verwerking
Beheer van het adresboek (professionele contacten) dat toegankelijk is voor de dienst.
2.2. Actoren met toegang tot deze gegevens
Personeel van het onderzoeksorgaan
2.3. Doeleinden
De actoren van de sector contacteren
2.4. Rechtmatigheid
Gerechtvaardigd belang
2.5. Persoonsgegevens
Identificatie en contactgegevens, functie
2.6. Bewaring van gegevens
De gegevens worden bewaard totdat de betrokkene zijn of haar toestemming intrekt.
2.7. Uitwisseling van gegevens
De gegevens worden niet met derden gedeeld.